1 2 Licda. Ivette Rojas Ovares 28 de abril, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 04126 28 de abril, 2003 DI-AA-1024 Licenciada Ivette Rojas Ovares Directora Ministerio de Justicia Estimada señora: Asunto: Solicita ampliación de nuestro pronunciamiento N° 16195 de 17 de diciembre del 2002. Damos respuesta su oficio N° DGAU-007 de 7 de enero del año en curso, mediante el cual solicita una ampliación a lo señalado en nuestro oficio N° 16195 de 17 de diciembre del 2002, en el que se contemplaba la posibilidad de emitir una razón de cierre en los libros legalizados, en el que se haga constar los motivos que tiene la Administración para adoptar esa medida. En esta oportunidad requiere le indiquemos si para emitir una razón de cierre, la puede realizar bajo responsabilidad de la Auditoría o necesita una consulta o solicitud previa a la Administración, y además, si ante la existencia de libros legalizados por la Contraloría General, se encuentran capacitadas la auditorias para emitir la razón de cierre o éstos deben necesariamente tramitarse por medio del Organo Contralor. En cuanto al primer aspecto, encontramos que la “declaración interpretativa” de la norma 322 determina que cuando una o varia hojas se inutilizan o anulan, debe continuar figurando en el lugar que les corresponde a efecto de no alterar el orden de los folios. Continúa la norma señalando que si se comprueba alguna anomalía, la Unidad de Auditoría Interna debe informarse sobre las razones por las que se incurrió en esa falta y si es del caso recomendar la apertura de un procedimiento que aclare lo ocurrido. Agrega asimismo la misma que en casos de anomalías y antes de hacer el cierre se dejará constancia en el libro de lo encontrado, debajo de lo cual se estampará el sello de la auditoría y firmarán quien esté a cargo de la función y un funcionario -el competente agregamos nosotr ...

1 2 M.A.S. Elizabeth Aedo Cubero 10 de abril, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº03875 10 de abril, 2003 DI-AA-985 Máster Elizabeth Aedo Cubero Contralora Universidad Nacional Estimada señora: Asunto: Se solicita autorización para que en observancia de las normas y procedimientos de control establecidos para la legalización de libros, aplique las opciones que señala en el oficio Damos respuesta a sus oficios Nos C.290.2002, C.006.2003 y C.073.2003 , mediante los cuales solicita autorización para que en observancia de las normas y procedimientos de control establecidos para la legalización de libros, aplique alguna de las opciones indicadas en dicha comunicación, esto es: a. Efectuar en un solo acto la razón de apertura y cierre de los diferentes tomos que se logren conformar con actas emitidas y suscritas. b. Efectuar la razón de apertura en varios tomos para que se de el proceso de impresión y firma de las actas, sin que los tomos anteriores se hubieren cerrado, procediendo luego al cierre respectivo de los que se logren conformar de manera completa y con todas las firmas. Sobre el particular, no sin antes brindar disculpas por la dilación en la presente respuesta, le indicamos que dada la naturaleza de su consulta, a nuestro juicio, más que una autorización expresa de este Organo Contralor sobre este particular, la opción a seguir es un aspecto que más bien le corresponde determinar a esa Unidad. Solución que en todo caso ha de encontrarse acorde con el “Manual sobre Normas Técnicas que deben Observar las Unidades de Auditoría Interna Públicas en la Legalización de Libros”. No obstante lo anterior, en un afán de colaboración con esa Auditoría Interna esta Contraloría General estima que la propuesta esbozada en el inciso b) anterior, podría ser utilizada en forma excepcional y transitoria por ese centro de enseñanza como una respuesta vi ...

1 2 Lic. Sergio Madelomar Fallas 30 de enero, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 03845 21 de abril, 2003 DI-AA-970 Ingeniero Emilio Fournier Castro Jefe, Departamento Administrativo Oficina Nacional de Semillas Estimado señor: Asunto: Se reitera la solicitud de foliar los documentos del acta de la Junta Directiva de la Oficina Nacional de Semillas En atención a su oficio No. D.A. 021-03 de 02 de febrero del año en curso, mediante el cual aclara que dentro de la estructura de la Oficina Nacional de Semillas no existe una auditoría interna y por ende reitera su solicitud de foliar los documentos del acta de la Junta Directiva de la entidad, le comunicamos que ante la inexistencia de una unidad de auditoría que tenga la competencia para realizar la legalización de libros, esta Contraloría General no encuentra inconveniente alguno en realizar tal trámite, conforme lo prevé el artículo 37 inciso 5) de nuestra Ley Orgánica. Atentamente, Lic. Elías Delgado Aiza Fiscalizador EDA/sms ci: Archivo Central Ni: 2188 ( Criterios y Dictámenes ] ...

1 2 Sra. Ana Matilde Bolaños A. 21 de abril, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 03847 21 de abril, 2003 DI-AA-972 Señora Ana Matilde Bolaños A. Auditora Interna Superintendencia General de Entidades Financieras Estimada señora: Asunto: Reconsideración sobre criterio de oficio No. 12647-02 Damos respuesta a su oficio No. AI-SUGEF-143-2002 de 25 de octubre del 2002, mediante el cual se refiere a nuestro oficio No. 12647-02, en cuanto a la reforma que introdujo el artículo 45, inciso b) de la Ley de Control Interno al artículo 18 de la Ley de Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos, referente a la unidad que le corresponde informar a la Contraloría General el nombramiento, nombre y calidades de los servidores que ocupan cargos cuyo desempeño requiere la declaración jurada de bienes. Sobre el particular, si bien reiteramos lo expresado en el oficio No. 12647, en cuanto a que el legislador no excluyó expresamente de la obligación señalada en el artículo 18 de la ley de Enriquecimiento Ilícito de los Servidores Públicos a ninguna unidad de la Administración, cabe reconsiderar lo expresado en esa comunicación, respecto a que sería factible que el jerarca pudiera designar para esa función a las auditorías internas. Lo anterior por cuanto, atendiendo lo señalado en su comunicación, pareciera que efectivamente, el espíritu que privó en el legislador con la reforma del artículo 18 de cita es relevar a las auditorías de dicha actividad para asignárselas a una unidad administrativa diferente. Al respecto es importante señalar que este Despacho, en el oficio No. 12296 de 10 de diciembre reafirmó ese criterio, al señalar: “Considera esta Contraloría General que este artículo –18 Ley de mérito- debe ser interpretado en el sentido de que el responsable de informar sobre el nombre y las calidades de los servidores que requieren presentar un ...

1 2 Sr. Gregorio Segura Coto 18 de junio, 2002 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 03790 15 de mayo, 2002 DI-AA-961 Licenciado Rodolfo Mora V Bufete Consultores Jurídicos Especializados Estimado señor: Asunto: Certificación sobre refrendo de contrato de compraventa de inmueble suscrito entre el Instituto Costarricense de Electricidad y el señor Elmer White White. Gustosamente nos referimos a su gestión en cuanto a hacer constar o certificar si el contrato de compraventa de inmueble, suscrito entre el Instituto Costarricense de Electricidad y el señor Elmer White White, fue debidamente refrendado, o si requiere o no refrendo de este Órgano Contralor. Al respecto, nos permitimos comunicarle que tratándose de una solicitud de certificación, este Órgano Contralor actuando dentro del ámbito de competencias asignadas por ley, sólo puede acreditar la existencia de hechos o actos que haya conocido en ejercicio de sus funciones. En este sentido, no resulta posible para esta Contraloría General, emitir un criterio o valoración jurídica sobre la legalidad de una determinada actuación administrativa mediante la figura de la certificación. Así las cosas, constituyendo uno de los casos de aplicación de la llamada “fe pública”, el documento que usted solicita a esta Institución Fiscalizadora, únicamente puede verificar la existencia o no de un determinado trámite de Refrendo que haya sido gestionado por parte de la Administración Pública. De conformidad con lo anteriormente expuesto, nos permitimos remitirle la certificación requerida. Atentamente, Lic. Manuel Corrales Umaña, M.B.A Jefe de Unidad RVM/sms ci Archivo Central Ni: 27112 · Criterios y Dictámenes ] ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos Sra. Sonia Marta Mora Escalante -3- 3 de marzo, 2003 Al contestar refiérase al oficio Nº 3521 3 de abril, 2003 FOE-EC-123 Señora Sonia Marta Mora Escalante Rectora UNIVERSIDAD NACIONAL Apartado 86-3000 Estimada señora: Asunto: Se atiende oficio R-2326-2002 sobre fondos pertenecientes a la Universidad Nacional. Me refiero a su atento oficio R-2326-2003 del 27 de noviembre del 2002, en el cual nos consulta sobre el procedimiento que debe seguirse para recaudar los fondos del Observatorio Vulcanológico y Sismológico de Costa Rica que pertenecen a la Universidad Nacional y sobre la institución que debe funcionar como ente recaudador de esos fondos. I.- Antecedentes: 1.- CRITERIO DEL MINISTERIO DE HACIENDA. Refiere en su memorial al criterio emitido por la señora Martha Castillo Díaz, Directora General de Presupuesto Nacional, mediante oficio A.J.302-02 del 20 de agosto del 2002, según el cual las sumas asignadas, tanto para el fondo de Emergencia, como para el Observatorio Vulcanológico y Sismológico de Costa Rica no se transfieren a través del Presupuesto Nacional. Se dice en el referido oficio, en lo que más interesa destacar: “...Al revisar ambos antecedentes legales, tenemos una ley que crea una asignación específica para el Fondo Nacional de Emergencias proveniente del tres por ciento de las ganancias de las instituciones autónomas y empresas del estado, indicando que ese recurso ‘será ingresado al Fondo Nacional de Emergencias’, y por otro lado, otra norma posterior que lo modifica ampliándolo a los superávit presupuestario, distribuyendo una suma menor al Fondo y asignándole el remanente al Observatorio Vulcanológico y Sismológico , sin indicar el mecanismo para que ingresen esos fondos. Revisando las actas en discusión de ...

1 3 Licda. María Lourdes Villa Vargas 29 de abril, 2003 DIVISIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES Al contestar refiérase al oficio Nº 02683 29 de abril, 2003 DI-AA-680 Licenciada María Lourdes Villa Vargas Directora, Dirección de Asuntos Jurídicos Municipalidad de Santa Ana Estimada señora: Asunto: Consulta en torno a las consecuencias jurídicas que surgen cuando la administración saca a concurso, suscribe y ejecuta contratos sin el visto bueno de la unidad interna de asuntos jurídicos, y sobre los responsables de tal omisión Damos respuesta a su oficio MSA-DAJ-042-2003 del 10 de marzo del año en curso, mediante el cual consultan a este Organo Contralor cuales son las consecuencias jurídicas que surgen cuando la administración saca a concurso, suscribe y ejecuta contratos sin el visto bueno de la unidad interna de asuntos jurídicos, y de tener consecuencias jurídicas, quienes son los responsables de tal omisión. Dicha consulta la formula en atención a lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento sobre refrendo de las contrataciones de la Administración Pública emitido por este Organo Contralor. Al respecto, hemos de indicar lo siguiente: El refrendo que otorga esta Contraloría General a los contratos administrativos constituye una fiscalización de la legalidad de la contratación misma y su conformidad con el ordenamiento jurídico, de forma tal que sólo una vez que el contrato cuenta con dicha aprobación, éste puede válidamente ejecutarse. Dicho instituto se encuentra regulado en el artículo 20 de la Ley Orgánica de esta Contraloría General que en lo que interesa dispone: “Artículo 20. Potestad de aprobación de actos y contratos Dentro de un plazo que no podrá exceder de treinta días hábiles, la Contraloría aprobará los contratos que celebre el Estado y los que por ley especial deben cumplir con este requisito. (...) La administración obligada deberá gestionar y obtener la aprobación, prev ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios de Educación, Culturales y Deportivos División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios de Educación, Culturales y Deportivos Sr. Habib Succar Guzmán -2- 8-enero, 2001 Al contestar refiérase al oficio Nº 2612 17 de marzo, 2003 FOE-EC-105 Licenciado Denis Meneses Martínez, MAE Gerente General COOPERATIVA DE SERVICIOS EDUCATIVOS JORGE VOLIO JIMÉNEZ Apartado 1413-7050, Cartago Estimado señor: Asunto: Se atiende oficio GER 052-2003 sobre relación contractual entre el CUC y dicha Cooperativa. Me refiero a su atento oficio GER-052-2003 del 14 de los corrientes, mediante el cual solicita una audiencia para los fines indicados en su misiva. Al respecto, le comunicamos que este Órgano Contralor inició recientemente un estudio de Auditoría sobre el convenio celebrado entre esa Cooperativa y el Colegio Universitario de Cartago, el cual está en su fase inicial, por lo cual lamentamos, por ahora, no poder acceder a lo solicitado. Atentamente, Lic. Renato Rey Méndez Abogado de Área RRM/mmh ci Abogado del Área Expediente Archivo Central Ni: 4780 Criterios y pronunciamientos ] ...

DIVISION DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE AUTORIZACIONES Y APROBACIONES 2 Sr. Víctor Hugo Sojo Acuña 12 de marzo de 2003 Presidente AEICESPK DI-AA-621 Al contestar refiérase al oficio Nº 02431 12 de marzo de 2003 DI-AA-621 Señor Víctor Hugo Sojo Acuña Presidente ASOCIACIÓN DE EMPLEADOS ICE SISTEMA DE PAGO DE KILOMETRAJE Estimado señor: Asunto: Estudio de actualización de las tarifas de arrendamiento de vehículos. Me refiero al oficio de esa Asociación Nº AEICESPK 31-2002, de fecha 30 de octubre de 2002, mediante el cual solicita la actualización de las tarifas de arrendamiento de vehículos a funcionarios de la administración pública, con base en los resultados de un estudio tarifario, realizado por el Lic. Allan Chacón Bolaños, consultor contratado por dicha Asociación, copia del cual nos fue remitida. Al respecto me permito comunicarle lo siguiente: 1. La competencia en la fijación y actualización de las tarifas de arrendamiento de vehículos es dada a esta Contraloría General de la República por medio del artículo 79.8 del Reglamento General de la Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo Nº 25038-H, publicado en La Gaceta Nº 62 del 28 de marzo de 1996). 2. Tal y como es de su conocimiento, la modalidad de arrendamiento de vehículos a funcionarios de la Administración que establece el precitado artículo, corresponde a una contratación administrativa excluida de los procedimientos ordinarios que establece el capítulo VI de la Ley de Contratación Administrativa (Ley Nº 7494 de 2 de mayo de 1995 y sus reformas); es decir, no está sujeta a concurso público. 3. En atención a lo dispuesto por la norma 79.8, particularmente en lo referente a fijación periódica de las tarifas, esta Contraloría General ha venido cumpliendo de oficio con tal disposición, de manera que en los últimos tres años se han autorizado cinco actualizaciones o recalificaciones de tarifas de arrendamiento de vehículos, mediante resoluciones de este Órgano Contralor p ...

División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área Servicios Municipales División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Servicios Municipales Sr. Mario Alberto Rojas Salas -2- 10 de marzo, 2003 Al contestar refiérase al oficio Nº 2274 10 de marzo, 2003 FOE-SM-357 Señor Mario Alberto Rojas Salas Alcalde Municipal MUNICIPALIDAD DE PALMARES Alajuela Estimado señor: Asunto: Respuesta sobre la facultad legal del Alcalde Municipal para llevarse el carro municipal asignado y guardarlo en su casa de habitación para cumplir con sus funciones. Nos referimos a su oficio No DE-034-03 del 11 de febrero de este año, mediante el cual nos consulta sí el Alcalde Municipal está autorizado legalmente para llevarse el carro municipal asignado y guardarlo en su casa de habitación para cumplir con sus funciones. Sobre el particular, nos permitimos comunicarle que las municipalidades se rigen por lo establecido en la Ley No. 5691 del 19 de mayo de 1975. Ahora bien, ante la carencia de un Reglamento Interno para uso y control de vehículos ese Concejo Municipal debe proceder a su elaboración, para su posterior aprobación y publicación, según lo establece esa Ley y los lineamientos y directrices de esta Contraloría.- Así lo ha reconocido la Sala Constitucional en el Voto 006445-99 al sostener: “Asimismo, el artículo 3 de la Ley número 5691, de veintinueve de abril de mil novecientos noventa y cinco, es inconstitucional por violación de los artículos 140 inciso 3) y 170 de la Constitución Política, en lo referente a la potestad reglamentaria en relación con la autonomía municipal, lo anterior, por cuanto se le confiere a la Contraloría General de la República la tarea para que promulgue un reglamento para el “uso adecuado” de los vehículos municipales. A lo largo de esta sentencia han quedado en manifiesto tres principios fundamentales que motivan esta inconstitucionalidad: en primer lugar, que la autonomía administrativa municipal implica la posibilid ...